武大基医函[2014]19号

为进一步规范学院外事接待工作，保证国际学术交流与合作，保持沟通、增进了解，加强学院的学术影响力，促进学科建设，加强外事接待经费管理，根据《武汉大学外事接待管理办法》（武大外字【2014】31号）文件有关涉外管理的规定，结合我院实际，特制定本办法。

一、邀请国（境）外人员来访的报告及审批

邀请各类国（境）外人员来院访问需向学院党政办公室提出申请，各系、室、单位（结构中心和病毒研究所）或个人要严格按照规定程序进行来校国（境）外人员的申报与接待工作。

1．凡以学院名义邀请的国（境）外代表团、国际知名人士、校友等来校访问，均由学院党政办公室负责向上级有关部门申报；学院各系、室、单位或个人邀请国（境）外人士来校参观、考察、访问、讲学、合作科研和参加学术会议等，应在外宾来院前一周向学院党政办公室提出申请；学院各系、室、单位根据学校国际交流部和医学部安排的国际交流项目提出的邀请计划，应提前一年向学院党政办公室呈报，以便汇总后作为学院外事工作年度计划向学校呈报。

2．学院党政办公室在接到相关系、室、单位或个人提交的申请后一周内，确定是否由学院安排某些学术活动，并向申请单位作出明确答复。

3．由学院邀请，需相关系、室或单位协助接待的国（境）外代表团，党政办公室需提前一周将接待计划下达给相关系、室或单位。

4．各系、室、单位如果接到学校或医学部直接下达的外事接待任务，应协助落实。接待前须向学院党政办公室报告并备案。

5．各系、室、单位或个人如果接到兄弟学院请求，接待顺访团组，可自行考虑决定。接待前须向学院党政办公室报告并备案。

6.学院聘请的海外兼职教授的聘期内定期访问，相关受聘单位负责与兼职教授的通讯联络，负责安排其在校期间的生活及学术活动。相关单位须在海外教授到访前和访问后通报学院党政办公室并备案。

二、接待管理

外事接待参照上级有关规定的接待外宾的礼仪、规格和标准及学院具体情况进行。学院邀请或接受学校安排的国（境）外团组，由党政办公室根据来访者的级别和重要性制定接待计划，安排有关领导和人员参加，如涉及系、室或单位应协助做好接待工作；各系、室或单位邀请或上级部门安排接待的国（境）外团组，由各系、室或单位在党政办公室的协助下完成接待计划。

（一）院方会见

由学院邀请的国（境）外大学或研究所的国际知名人士、著名学者、杰出校友或我校名誉教授等来访，可安排院长或相关院领导班子成员会见一次；各系、室或单位邀请的国（境）外大学或研究所的国外学者，视其国际学术影响力作适当安排，可安排相关院领导会见一次。其他来访外宾，原则上不安排院领导出面会见。

（二）外事接待原则上不安排宴请。确有需要的，应按照以下办法执行：

1.宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，应以工作餐为主。

2.每批接待一般只宴请1次，学校已安排宴请的，二级单位则不再安排。

3.宴请应当根据礼宾要求和工作需要，从严掌控，选择合适的陪餐人员。宴请外宾5人（含5人）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

4.宴请外宾的费用标准：正校级领导出面举行的宴会，标准上限为每人每次400元；副校级领导出面举行的宴会，标准上限每人每次300元；中层领导干部出面举行的宴请，标准上限每人每次200元；工作餐标准上限为每人每次100元。

（三）费用开支

国外学者在校访问期间，学院根据情况负担其在武汉的部分食宿费用。相关费用按下列方法列支：

1．由学院邀请或学校、医学部下达的国（境）外访问学者，相关费用由学院承担；

2．由学院报送、学校审批的年度聘请外籍专家计划，严格按照《武汉大学外籍专家项目经费管理暂行办法》（武大外字【2012】13号）的文件执行；

3. 各系、室、单位或个人自行邀请或接待的国外学者或顺访团组，相关费用由各系、室、单位或个人承担。

4. 各系、室、单位或个人自行邀请或接待的国外学者或团体抵汉和离汉的机场接送，由邀请单位或个人自行安排解决。

5.学院聘请的海外兼职教授的聘期内定期访问，其旅费、住宿费及生活费从其专项经费中开支。

三、组织接待

（一）由学院邀请的国外学者，经审批同意后，由党政办公室办理邀请手续，有关系、室或单位协助做好来访接待工作。

1．党政办公室负责国（境）外国外学者和代表团的接待工作，包括机场迎送、安排住宿、用车、院领导会见及宴请等。

2．学院党政办公室负责安排来访外宾的学术活动，包括讲学安排、组织教师、学生听课、与专家学者交流、座谈等。如涉及相关系、室或单位时应该积极协助配合。

（二）各系、室、单位或个人邀请的自费来访外宾或外单位的顺访学者，由邀请单位自行组织安排学术活动，由学院党政办公室协助安排活动场所，参会人员。

（三）外事接待活动中一般不安排校外参观活动。

四、接待过程中应遵循的原则

 （一）在接待外宾过程中，各单位应本着勤俭节约原则，安排好外宾的食宿、交流和工作日程，接待人员应做到态度热情、细致周到。发现问题要及时请示汇报，有重要情况应在第一时间内向学院党政办公室汇报。

（二）接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。

（三）外事接待中应注意保密，严格遵守有关保密规定，不得泄密。提供给外宾的材料必须事先审核，严格把关。

（四）各邀请单位或个人在外宾访问结束后须及时提交简要活动报告，并附上外宾在院活动的有关照片，一周内上交学院党政办公室。

                        武汉大学基础医学院

                         2014年11月20日